Matbaalar için bulut tabanlı baskı onay ve takip sistemi TR EN İletişim Giriş Pilot başvurusu
BaskıGATE — matbaalar için baskı onay sistemi
Örnek iş akışı

Bir baskı işi, baştan sona

Özellik listesi bir şeyi anlatmıyor: bu işler hangi sırayla, kimin elinde oluyor. Aşağıda tek bir iş var — Ege Gıda A.Ş. için Zeytinyağı 500 ml sırt etiketi, 15.000 adet — ve o işin masadan çıkıp arşive girene kadar geçtiği her adım.

Sağdaki gri satırlara dikkat edin: her adımda ne kaydedildiğini söylüyorlar. Ürünün asıl yaptığı iş orası.

  1. 01
    Müşteri

    Talep gelir

    Müşteri temsilcisini arar ya da WhatsApp’tan yazar: “Zeytinyağı etiketini yenileyeceğiz, 15.000 adet, ay sonuna yetişsin.”

    • Bu adım BaskıGATE’in dışında. Sistem talep toplamaz, teklif hazırlamaz.
    • Değiştirmeye çalıştığımız şey işin nereden geldiği değil, onayın nereye kaydedildiği.

    Bu adımda kayıt yok — süreç hâlâ WhatsApp’ta başlıyor.

  2. 02
    Temsilci

    İş açılır

    Temsilci müşteriyi seçer, işi açar. Müşteri kayıtlıysa yetkilileri hazır gelir; değilse aynı ekrandan eklenir.

    • ERP iş numarası girilir; sistem aynı numaranın ikinci kez açılmasını engeller.
    • İş tipi seçilir: yeni iş mi, tekrar baskı mı. Tekrar baskıda arşivden eski iş çağrılır ve onaylanmış sürümü olduğu gibi gelir.
    • Termin tarihi ve sorumlu tasarımcı atanır; iş o kişinin panosunda görünür.
    • Müşterinin onay yetkilisi ve yedek yetkilisi belirlenir — hatırlatma zinciri bu ikisini kullanır.

    Kayda düşen: iş açıldı — kim, ne zaman, hangi müşteri için

  3. 03
    Temsilci

    Sipariş bilgileri girilir

    Müşterinin onaylayacağı teknik bilgiler tek tek yazılır. Bu alanlar sonradan “neyi onayladık” sorusunun cevabı olacak.

    • Ebat, adet, malzeme, renk ve pantonlar, sonlandırma (lak, yaldız, kesim), sarım yönü, kalıp numarası, termin.
    • Boş bırakılan alan müşteriye “belirtilmedi” olarak gösterilir; sessizce atlanmaz. Onaylanmamış bir ayrıntı, onaylanmış gibi görünmez.
    • Bütün alanların birleşimi tek bir parmak izine (spesifikasyon özeti) dönüşür.

    Kayda düşen: spesifikasyon yazıldı — alanların birleşik özeti

  4. 04
    Tasarımcı

    Tasarım hazırlanır

    Tasarım yine tasarımcının bilgisayarında, kendi programında yapılır. BaskıGATE tasarım programı değildir ve olmaya çalışmaz.

    • Ağır çalışma dosyası (AI, INDD, PSD) sisteme yüklenmez — WeTransfer, Drive veya Dropbox bağlantısı olarak kaydedilir.
    • Bağlantı indirildiğinde işaretlenir; “dosya bana ulaşmadı” tartışması kayda bağlanır.
    • İş tasarımcının panosunda “sende bekliyor” olarak durur, kaç saattir beklediğiyle birlikte.

    Kayda düşen: kaynak dosya bağlantısı eklendi / indirildi

  5. 05
    Tasarımcı

    Baskı görselleri yüklenir

    Müşteriye gösterilecek çıktı yüklenir: ön yüz, arka yüz, kalıp — ya da tek parça bir PDF.

    • JPG ve PNG’nin yanında PDF de yüklenebilir; müşteri PDF’i tarayıcıda yakınlaştırarak, sunucuda görsele çevrilmemiş hâliyle görür.
    • Çok sayfalı PDF’te her sayfa ayrı ayrı gezilir ve her sayfaya ayrı not düşülebilir.
    • Aynı işin ayrı denemeleri “sürüm” olarak tutulur; hangi sürümün onaylandığı karışmaz.
    • Yüklenen dosyaların birleşimi ikinci bir parmak izine dönüşür.

    Kayda düşen: dosya yüklendi — boyutu, türü, özeti

  6. 06
    Temsilci

    Onaya çıkarılır

    Tek düğme. Sistem o anki görsellerin ve o anki sipariş bilgilerinin birleşik parmak izini alır ve onay bağlantısını bu ize mühürler.

    • Ürünün tek kuralı burada devreye girer: onay, dosya + bilgi ikilisine verilir.
    • Açık bir düzeltme notu varken onaya çıkarmak uyarı verir — kapanmamış not kalmışken müşteriye gitmek çoğu zaman yanlışlıktır.
    • Bağlantının bir geçerlilik süresi vardır; süresi dolan bağlantı onay kabul etmez.

    Kayda düşen: onay istendi — mühürlenen parmak izi

  7. 07
    Temsilci

    Müşteriye gönderilir

    WhatsApp’tan hazır metinle ya da e-postayla. Her ikisi de aynı tek bağlantıyı taşır.

    • E-posta matbaanın kendi adıyla çıkar ve yanıtlar matbaanın adresine döner; müşteri BaskıGATE diye bir şey görmek zorunda kalmaz.
    • Müşteri hesap açmaz, şifre belirlemez, uygulama indirmez. Bağlantıyı telefonunda açar.
    • İsteyen matbaa kendi SMTP sunucusunu tanımlayabilir; postalar kendi sunucusundan gider.

    Kayda düşen: gönderildi — hangi yolla, hangi adrese, ne zaman

  8. 08
    Müşteri

    Müşteri bağlantıyı açar

    Karşısına tek bir sayfa çıkar: üstte uyarı bandı, ortada görsel, yanında onaylayacağı bilgiler.

    • Görseli yakınlaştırır, uzaklaştırır, tam ekrana alır, tutup sürükleyerek gezer.
    • Sorunlu gördüğü yere tıklayıp not yazar; nokta dosyanın üzerinde durur, yakınlaştırınca da yerinden kaymaz.
    • Bağlantının açılma zamanı ve kaç kez açıldığı kaydedilir — “bana hiç ulaşmadı” cümlesinin karşılığı burada.
    • Müşterinin okuduğu uyarı metninin kendisi de kayda geçer: sonradan metni değiştirsek bile o gün ne yazdığı bellidir.

    Kayda düşen: bağlantı açıldı — zaman, kaçıncı açılış, IP ve cihaz

  9. 09
    Müşteri

    Karar verir

    Tek bir “onaylıyorum” düğmesi yok. Altı başlık ayrı ayrı karara bağlanır: tasarım, ebat, renk, malzeme, adet, termin.

    • Her başlık için üç seçenek: onaylıyorum, düzeltme istiyorum, numune görmek istiyorum.
    • Kısmi karar mümkündür — beşini onaylayıp yalnızca renk için numune isteyebilir.
    • Numune istenen iş, numune onaylanmadan üretime geçemez.
    • Karar anında ad, iletişim bilgisi, zaman, IP ve cihaz bilgisi kaydedilir.
    • Kararın bir kopyası müşterinin kendi e-postasına gider; kayıt yalnızca matbaanın elinde durmaz.

    Kayda düşen: karar verildi — hangi başlık, ne yönde, kim tarafından

  10. 10
    Tasarımcı

    Düzeltme turu

    Düzeltme istendiyse notlar iki yönlü bir yazışmaya döner. “Yaptım” demek notu kapatmaya yetmez.

    • Tasarımcı notun altından cevap yazar; notu kapatma yetkisi müşterededir.
    • Yeni sürüm açıldığında o iş için açık onaylar kendiliğinden düşer — onay eski dosyaların özetine verilmişti.
    • Düzeltilen görsel yeniden onaya çıkar; döngü aynı yerden devam eder.

    Kayda düşen: yeni sürüm açıldı — önceki onay geçersiz sayıldı

  11. 11
    Sistem

    Cevap gelmezse hatırlatır

    Onayı beklemek temsilcinin aklında tutması gereken bir iş olmaktan çıkar.

    • +4 saat: müşteriye e-posta hatırlatması.
    • +1 gün: WhatsApp hatırlatması.
    • +2 gün: yedek yetkiliye bildirim.
    • +3 gün: ekibe “bunu artık arayın” uyarısı.
    • Hatırlatmalar yalnızca mesai saatlerinde gider; gece yarısına ve hafta sonuna taşmaz.

    Kayda düşen: her hatırlatma ayrı ayrı — kime, ne zaman, hangi kanaldan

  12. 12
    Sistem

    Onay tamamlanır

    Altı başlık da onaylandığında iş üretime hazır duruma geçer ve yazdırılabilir bir onay belgesi üretilir.

    • Onay belgesinde onaylanan görseller, o anki sipariş bilgileri, kararın sahibi, zamanı ve parmak izi bir arada durur — matbaanın kâğıt onay formunun karşılığı.
    • Dosyalar kilitlenir. Onaylanmış bir işin görseli ya da bilgisi değiştirilirse onay kendiliğinden düşer ve iş tasarımcıya geri gider.
    • Bu davranış kapatılamaz; yönetici de kapatamaz. Kuralın istisnası olsaydı kural olmazdı.

    Kayda düşen: onaylandı — belge numarası ve mühür

  13. 13
    Matbaa

    Üretim ve arşiv

    İş baskıya gider. Biten iş silinmez, arşive geçer.

    • Ürün kaydı oluşur: bu müşterinin bu ürününün onaylı son hâli.
    • Baskı geçmişi tutulur — aynı ürün ne zaman, kaç adet basıldı.
    • Bir yıl sonra tekrar baskı geldiğinde onaylı sürüm arşivden çağrılır; kimse eski maili aramaz.

    Kayda düşen: ürün arşive alındı / baskı kaydı eklendi

  14. 14
    Matbaa

    Anlaşmazlık çıkarsa

    Asıl mesele burada. Kayıtların bir tartışmada işe yaraması için düzenli olması yetmez, bozulmadığının gösterilebilmesi gerekir.

    • Olay kaydı birbirine bağlı halkalar hâlinde tutulur: her kayıt bir öncekinin özetini taşır, araya kayıt eklenemez, silinemez.
    • Tek düğmeyle delil paketi dışa aktarılır: onay belgesi, görseller, spesifikasyon ve tüm olay kaydı bir arada.
    • Pakette bağımsız bir doğrulama aracı da gelir — zincirin bozulmadığını karşı taraf BaskıGATE’e hiç girmeden kendi bilgisayarında sınayabilir.
    • İsteğe bağlı olarak zincirin günlük özeti dış bir zaman damgası sağlayıcısına mühürletilebilir; böylece “bu kayıt o gün vardı” da gösterilebilir.

    Kayda düşen: delil paketi dışa aktarıldı — kim, ne zaman

Aynı iş, iki düzen

Fark, işin kendisinde değil — geriye dönüp bakabilmekte

Bugünkü düzende Onay bir WhatsApp mesajında: “tamamdır abi”. Hangi görsele verildiği belli değil, çünkü o sohbette dört ayrı görsel var. Adet ve sarım yönü hiç konuşulmadı; herkes kendi anladığını doğru sandı. Altı ay sonra telefon numarası değişen bir çalışanın sohbeti kimsede yok.
BaskıGATE ile Onay, belirli görsellerin ve belirli teknik bilgilerin birleşik parmak izine verildi. Kimin, ne zaman, hangi cihazdan onayladığı duruyor. Dosya ya da bilgi sonradan değiştiyse onay zaten düşmüştü. Kayıt zinciri bozulmadığıyla birlikte dışa aktarılabiliyor.
14adımın tamamı tek ekrandan yürür
13adım geriye dönük kayda geçer
0müşterinin açması gereken hesap, indirmesi gereken uygulama
Yetenekler

Akışta geçen her şey, madde madde

Yukarıdaki hikâyede adı geçen işlerin tamamı bugün çalışıyor.

Ayrık onay

Tasarım, ebat, renk, malzeme, adet ve termin ayrı ayrı onaylanır. “Onayladım ama adet yanlıştı” tartışması ortadan kalkar.

Görsel üzerine iki yönlü not

Müşteri sorunlu yere nokta koyup yazar; tasarımcı aynı notun altından cevaplar. Notu kapatma yetkisi müşterededir — “yaptım” demek yetmez.

Hatırlatma zinciri

+4 saat e-posta, +1 gün WhatsApp, +2 gün yedek yetkili, +3 gün ekibe “bunu arayın” uyarısı. Mesai dışına ve hafta sonuna taşmaz.

Kararın kopyası müşteride

Müşteri onayladığı anda kararın özeti ve dosya parmak izleri kendi posta kutusuna düşer. Kayıt yalnızca sizin sunucunuzda durmaz.

Onay belgesi

Saklanan bir PDF değil, kayıttan her seferinde yeniden üretilen belge. Görsel, spesifikasyon, zaman damgaları ve zincir doğrulaması üstünde.

Bilirkişiye verilebilir döküm

İşin bütün kayıt zinciri, özet algoritması ve hesap yöntemiyle birlikte dışa aktarılır. Bağımsız doğrulayıcı, BaskıGATE’e hiç bağlanmadan çalışır.

Zincir ucu dışarı mühürlenir

Kayıt zincirinin ucu her gün sunucunun dışına kopyalanır: yöneticinin posta kutusuna ve yedek deposuna. Üzerine, bir sertifika otoritesinden zaman damgası da eklenebilir.

Müşteri portalı

Müşterinin kalıcı bağlantısı: tüm işlerinin durumunu görür, onay bekleyene tek dokunuşla girer, biten işlerin belgesini indirir. Hesap ve şifre yok.

Numuneden onay

Müşteri “ekranda karar veremem, numune görmem lazım” diyebilir. İş numune bekliyor durumuna geçer; numune görülmeden baskıya girilmez.

İş atama ve top kimde

Her işin sorumlusu bellidir ve “top” kimdeyse ekran onu gösterir: temsilcide mi, tasarımcıda mı, müşteride mi.

Kaynak dosya bağlantısı

WeTransfer, Drive, Dropbox bağlantısı işe iliştirilir; indirildiği işaretlenir. Ağır çalışma dosyası sisteme yüklenmez, izi kaybolmaz.

Patron raporu

Günlük, haftalık, aylık. Süreyi ikiye ayırır: matbaanın kendi elinde geçen süre ve müşterinin elinde geçen süre. Genelde ilkinin payı beklenenden yüksektir.

Ürün arşivi

Onaylanan her iş ürün kaydına dönüşür. Sekiz ay sonraki tekrar baskıda son onaylı görsel ve spesifikasyon elinizin altında; “neyin değiştiği” ayrıca gösterilir.

Baskı dosyası arşivi

Üretime giden PDF onaydan sonra yüklenir ve kilitlenir. Kaynak dosya tasarımcıda kaldığı için şirkete ait kalıcı kopya budur.

Sizin markanız

Müşterinizin gördüğü her ekranda ve e-postada sizin logonuz, renginiz ve adınız. İsterseniz postalar kendi sunucunuzdan gider.

Gecelik dış yedek

Veritabanı ve dosyalar her gece barındırmadan başka bir sağlayıcıya gönderilir ve karşı tarafta boyutu doğrulanır.

ERP’ye açık

İş numarası ve üretim ERP’de kalır. Salt okunur bir görünüm üzerinden eşleşilir; kimse iki yere veri girmez.

Pilot program

Onayı kayda bağlayın

BaskıGATE şu anda pilot matbaalarla birlikte geliştiriliyor. Pilot matbaalar ürünü ücretsiz kullanır, önceliklerini doğrudan belirler ve geliştirmeye yön verir.

Pilot programa başvur Soru sor